Le numérique a révolutionné la gestion des achats, et fait l'une des fonctions premières d'une entreprise moderne. En digitalisant ces procédures, les sociétés peuvent automatiser nombre de leurs tâches administratives. Cela conduit à une efficacité accrue et à des niveaux plus élevés de gestion globale de la firme. L'e-procurement est une nouvelle solution de gestion d'approvisionnement que les entreprises ont commencé à utiliser grâce à la récente transformation numérique. Il est utilisé par les services d'achat et offre de nombreux avantages aux compagnies.
La prestation d’e-procurement pour les spécialistes
Lorsqu'on parle d'approvisionnement électronique, on se réfère au processus d'achat immédiat de matériaux, de produits ou de services en ligne. C'est ce qu'on appelle l’approvisionnement B2B, car il permet aussi bien aux professionnels qu'aux particuliers d'utiliser ce procédé. L'achat instantané de matériaux, de produits et de services via Internet a gagné en popularité auprès de la plupart des gens.
Le service e-procurement permet à votre entreprise de se connecter et de communiquer numériquement avec ses fournisseurs. Ce service est utile en temps de crise sanitaire, car il facilite le travail à distance, le partage des responsabilités et la gestion des risques fournisseurs. Toutes les procédures d'achat sont gérées numériquement via cet outil et n'ont pas besoin d'être modifiées. Un outil de gestion des approvisionnements en ligne vous permet de maîtriser les risques. Il vous permet de valider à distance les besoins de vos clients internes avec un minimum de risque pour votre structure. Vous entretenez également les relations avec les fournisseurs via l'outil.
Lorsque les sociétés achètent des matériaux ou des fournitures, leurs services d'achat font souvent partie de leurs services de production. Garantir des processus d'approvisionnement en ligne transparents et la centralisation des données est important pour toute entreprise. En effet, la connexion des achats à la fabrication aide les organisations à rester compétitives. Les changements dans les pratiques d'achat ont été provoqués par l'utilisation accrue de l'e-procurement. Les consommateurs ne peuvent acheter que des produits professionnels via ce service, tels que des fournitures de bureau. L'acheteur peut facilement choisir les produits et vérifier leur intégralité. En outre, d'autres modifications sont possibles avec les contrats d'achat.
Le processus simplifié à l’aide du e-procurement
En réalité, l'e-procurement rationalise l'organisation des achats d'une firme et réduit le besoin d'interaction humaine directe. En effet, il automatise de nombreux processus liés aux achats. La gestion des fournisseurs est aussi améliorée avec les achats électroniques, il est plus facile d'identifier rapidement les fournisseurs et leurs catalogues. Les collaborateurs peuvent facilement comparer les différentes offres de fournisseurs mises à leur disposition. Ces informations sont ensuite transmises au circuit de validation numérique, où les paramètres de gestion sont analysés via le workflow de validation. Une fois cette opération effectuée, un système d'approvisionnement électronique achemine la facture fournisseur vers la commande et le traitement est simplifié.
Avec différents sous-traitants inclus, le processus de livraison devient beaucoup plus compliqué. La livraison de la commande se produit rapidement une fois qu'un groupe responsable reçoit la notification qu'une commande a été passée. C'est beaucoup plus rapide qu'un fournisseur physique qui demande plusieurs tâches manuelles à l'un de ses représentants. Étant donné que ce processus intègre des tâches supplémentaires à valeur ajoutée, il en résulte un taux d'erreur plus faible. De cette façon, le processus d'achat est optimisé et de meilleures pratiques sont appliquées sur la façon de se concentrer sur la mise en œuvre de ces tâches.
L'approvisionnement électronique pour des achats optimisés
Les entreprises adorent acheter des biens de classe C : ils sont faciles à acquérir et les logiciels facilitent l'achat de fournitures de bureau, d'équipements de protection et de fournitures personnelles. Outre cela, le logiciel de commande assure notamment la saisie des commandes, la gestion des stocks, l'exécution des commandes et le service après-vente.
Le raccourcissement des délais entre les procédures d'achat est bénéfique pour les entreprises. Chaque achat fait partie intégrante des opérations quotidiennes d'une société. Si les procédures d'achat prennent trop de temps, cela peut affecter négativement cette dernière et entraîner des dépenses supplémentaires. De ce fait, grâce à la plateforme d'approvisionnement, la probabilité de faire des erreurs est réduite considérablement, sans compter son appui sur un logiciel aidant à prendre des décisions d'achat sans erreur. Cela diminue aussi le nombre de personnes impliquées dans le processus.
Une meilleure gérance des dépenses
Sans système de gestion des achats en ligne, les budgets alloués aux fonctions achats perdent rapidement de leur importance. Par contre, avec une plateforme d'approvisionnement électronique, les entreprises peuvent réduire les étapes et le temps inutiles. Cela permet aux sociétés de se concentrer plus facilement sur la satisfaction des besoins de leurs clients en interne. D'ailleurs, cela accélère la procédure globale et réduit les coûts.
Les dépenses sont diminuées à l’aide d'une grande transparence des renseignements. Néanmoins, tous les coûts supplémentaires sont généralement cachés dans le processus. L'accès à ces informations élimine donc tout risque. Par conséquent, les entreprises doivent utiliser les achats électroniques dans le cadre de leur effort de modernisation.