Ceux qui ont organisé des événements virtuels se rendent compte de l'efficacité avec laquelle ils mettent les gens en relation grâce à une expérience conviviale et réaliste. Les avantages des événements virtuels se sont également révélés indéniables et, franchement, il est irresponsable de les ignorer. Même si le monde revient à un semblant de "normalité", les événements virtuels ne seront pas abandonnés à l'ère du COVID. Quelle que soit votre position sur les événements digitaux, ce guide aidera les organisations en exposant des concepts clairs et des instructions pratiques sur la manière de les planifier.
Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
Un événement virtuel est une version en ligne d'un événement physique, avec une valeur ajoutée qui diffère d'une plateforme à l'autre. Un événement virtuel offre une plateforme permettant au public, aux exposants, aux présentateurs, aux influenceurs et aux marques de communiquer. Ils peuvent échanger des idées, discuter de différents sujets et de nouveaux produits, et partager virtuellement la même expérience.
Ces événements digitaux avec bisons.io sont un excellent moyen de connecter le public à l'échelle mondiale à l'aide d'outils de chat, de webinaires en direct et de diverses activités attrayantes. Ils offrent également un contenu numérique visuellement riche que les utilisateurs peuvent sauvegarder, télécharger et consulter pendant longtemps après la fin de l'événement.
Pourquoi devriez-vous organiser un événement virtuel ?
Au fil des ans, les événements virtuels ont prouvé qu'ils pouvaient aider un certain nombre d'organisations de divers secteurs à atteindre cet objectif. Avec des avantages exceptionnels et des inconvénients quasi nuls, les événements virtuels continuent de profiter aux organisateurs. Avant de plonger dans les mécanismes des événements virtuels, examinons rapidement les raisons pour lesquelles vous devriez organiser votre événement en ligne.
- Vous avez un public cible mondial
Si votre événement vise à attirer des participants du monde entier (et pourquoi ne le ferait-il pas ?), le virtuel est votre meilleure option. Les événements virtuels sont accessibles depuis n'importe quel navigateur, sur n'importe quel appareil et dans n'importe quelle partie du monde. Votre événement digital n'est qu'à un clic de vos prospects, ce qui permet d'obtenir une participation plus large et plus diversifiée.
- Vous souhaitez inviter des orateurs à distance
Tout comme vous disposez d'un public mondial avec un événement virtuel, vous disposez également d'orateurs et de conférenciers à distance. Puisque vous n'avez pas à attendre leur disponibilité, à dépenser pour leur transport ou à les faire venir par avion, vous pouvez facilement accueillir les orateurs que vous avez toujours voulu inviter.
Pour les événements physiques, ces intervenants n'ont pas forcément le temps de venir en avion. Tout ce dont ils ont besoin, c'est de ce qu'ils ont déjà : leur ordinateur portable et une connexion Internet. Ils peuvent se trouver en Australie, mais vous pouvez les accueillir lors de votre événement au Canada !
- Vous disposez d'un budget plus modeste
En éliminant les coûts supplémentaires liés au lieu de l'événement, à l'accueil, aux déplacements, aux supports marketing, etc., les événements virtuels vous libèrent de votre charge physique et financière et vous offrent une plus grande valeur à un moindre coût.
- Vous voulez gagner du temps
Le temps de préparation d'un événement virtuel est d'environ quatre à six semaines si vous travaillez avec une plateforme d'événements virtuels fiable. Cela comprend le temps d'installation, la formation de votre personnel et des exposants à l'utilisation et à la gestion de l'événement. Sans oublier le marketing préalable à l'événement pour garantir une participation maximale.
Un événement en personne, en revanche, peut prendre des mois de planification, des semaines pour organiser les réunions avec les fournisseurs, et l'événement lui-même absorbe votre gestionnaire d'événements bien avant qu'il n'ait lieu. Le jour de l'événement est pour le moins chaotique. Le démontage de l'événement prend parfois un jour ou deux de plus.
L'avenir du secteur de l'événementiel
Une étude récente montre que plus de 55 % des organisateurs d'événements prévoient d'investir dans des événements virtuels à l'avenir. Cela indique que les événements en ligne et les réunions en réalité virtuelle sont là pour rester et continueront à dominer le secteur de l'événementiel. Examinons les principales tendances qui auront un impact sur l'avenir du secteur de l'événementiel.
La durabilité est un facteur essentiel qui continuera à influencer le secteur de l'événementiel à l'avenir. Les marques doivent chercher de nouvelles façons d'organiser des rassemblements en ligne et en personne et s'assurer qu'elles suivent des pratiques durables.
L'engagement est l'un des facteurs déterminants qui influencent le succès de tout événement en ligne. Comme les utilisateurs passent plus de temps en ligne, les participants attendront davantage de leur expérience virtuelle. Vous devrez donc ajouter des éléments interactifs et divertissants à votre contenu à l'avenir. Les spécialistes du marketing doivent repousser leurs limites et inclure des activités de gamification pour laisser un impact sur leurs participants.
Quels sont les différents types d'événements virtuels ?
Plongeons dans les types d'événements virtuels les plus populaires (mais la liste ne s'arrête évidemment pas là) :
- Conférences et sommets virtuels
Les conférences virtuelles permettent aux organisations d'organiser des discours-programmes, des séances de travail, des webinaires et bien d'autres choses encore, sans avoir à faire venir des personnes par avion depuis différentes régions du monde. Elles mettent en relation des professionnels partageant les mêmes idées, qui peuvent échanger des idées, s'inspirer les uns des autres et créer des réseaux.
- Salons professionnels en ligne
Les salons professionnels en ligne permettent aux entreprises de capter efficacement des clients de niche. Ils constituent une bonne méthode pour éduquer votre public cible et le convertir en clients, indépendamment des frontières géographiques. Les salons professionnels virtuels peuvent être classés en fonction du secteur d'activité, comme les salons virtuels de la mode, les salons automobiles virtuels et les salons alimentaires virtuels.
- Foire virtuelle des avantages sociaux
Dans un environnement interactif lors d'un salon virtuel des avantages sociaux, les employés peuvent connaître les fournisseurs d'avantages sociaux et comparer les meilleures options. Les salons des avantages sociaux proposent généralement une grande variété de ressources disponibles à la demande que les employés peuvent lire à leur rythme, poser des questions et, finalement, prendre des décisions plus éclairées concernant leurs avantages sociaux.
Comment rendre les événements virtuels amusants et attrayants
L'une des meilleures idées de travail pour les événements virtuels consiste à mettre en avant les sponsors et les exposants à l'aide de différents types de concours ou de jeux en direct. Il s'agit d'un moyen créatif si vous souhaitez fournir des démonstrations engageantes à votre public tout en obtenant sa pleine participation.
La majorité des gens luttent pour leur santé physique et mentale en raison des récents événements mondiaux. En gardant cela à l'esprit, l'incorporation d'activités liées à la santé et au bien-être est une bonne idée pour les événements virtuels.
La mise en ligne de votre événement ne signifie pas du tout que vous devez oublier le divertissement. Il existe une longue liste d'idées pour les événements virtuels qui peuvent très bien se transposer à votre événement. L'une des options les plus populaires et les plus divertissantes est le concert de musiciens. Cela ajoute un élément amusant tout en gardant le public engagé.